Printoscope: Software oder Audit?
Bevor die Printoscope-Software ihren kommerziellen Erfolg auf dem Markt für Druckmanagement-Anwendungen erzielte, diente sie uns in ihrer ursprünglichen Form als Werkzeug für
Audit- und Optimierungsarbeiten. Das Audit stellt daher den grundlegenden Teil unseres Geschäfts dar, den wir seit 2005 konsequent betreiben. Unabhängig von den bereits beim Kunden vorhandenen Systemlösungen bleibt der Bereich der Diagnose und Modernisierung der Druckumgebung ein eigenständiger und kontinuierlicher Kern unseres Unternehmens – unsere wahre Spezialität!
Audit der Druckumgebung
Ein Audit von Druckmanagementsystemen umfasst eine gründliche Analyse der Betriebskosten, die Überwachung der Druckaufträge sowie die Bewertung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Dokumenten-Workflow und den Richtlinien zur Verwaltung des Geräteparks. Ziel ist es, einen individuellen, auf die spezifischen Bedürfnisse und Möglichkeiten zugeschnittenen Optimierungsplan für die Druckumgebung zu erstellen. Im Rahmen des Audits liefern wir auf Grundlage einer detaillierten Dokumentation eine ganzheitliche Expertenanalyse, die es Ihrer Organisation ermöglicht, ihre funktionalen Ziele mit minimalem wirtschaftlichem und zeitlichem Aufwand zu erreichen.
Die Geschichten unserer Kunden beginnen meist mit…
…und enden mit Einsparungen und Verbesserungen des gesamten Systems:
UNIVERSITÄT
Der Prozess der Optimierung der Druck- und Kopierumgebung des Kunden begann mit einem Audit. Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse planten wir eine Reihe von Veränderungen, die zu geringeren Druckkosten, einem reduzierten Druckvolumen und einer allgemeinen Senkung der Gesamtkosten für die Aufrechterhaltung der Umgebung führten.
Zusätzlich zum Audit haben wir den Kunden in jeder Phase des Optimierungsprozesses unterstützt, indem wir Beratungsleistungen erbracht haben, die unter anderem die Gestaltung von Änderungen am Gerätepark, die Analyse des Lösungsmarktes, die Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen sowie die Überwachung der Implementierung der Lösung umfassten.
RATHAUS
Der Kunde wollte, dass die Veränderungen die tatsächlichen Anforderungen seiner Druck- und Kopierumgebung berücksichtigen. Deshalb haben wir den Optimierungsprozess mit einem Audit begonnen, das an allen Standorten des Kunden durchgeführt wurde. Die Audit-Aktivitäten konzentrierten sich darauf, die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Organisationseinheiten genau zu identifizieren. Dank umfassender Konsultationen haben wir eine optimale Gerätekonfiguration, zugeschnitten auf die Anforderungen des Kunden, entwickelt sowie ein technologisches Upgrade, das einen schnellen Return on Investment ermöglichte.
Audit Schritt für Schritt
Analyse des Ausgangszustands
Bewertung der Prozesse
Datenerhebung
Datenanalyse und Berichterstattung
Vorbereitung des Optimierungsplans
Implementierung der Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Die Dauer des Audits hängt vom Umfang und der Komplexität der Organisation ab. Sie kann zwischen 2 Wochen und einem halben Jahr liegen. Es besteht immer aus einer verdeckten Phase, in der die Nutzer nicht wissen, dass die Geräte überwacht werden, sowie aus einer offenen Phase, in der die Mitarbeiter über das Audit und die Kostenanalyse informiert werden.
Mit einem Audit der Druckumgebung erhalten Sie ein vollständiges Bild der Effizienz Ihrer Druckprozesse. Das Audit hilft, Bereiche mit überhöhten Kosten zu identifizieren, die Datensicherheit zu verbessern und umweltfreundlichere sowie effizientere Lösungen einzuführen. Dadurch können Sie Ihre Betriebskosten deutlich senken, die Kontrolle über das Drucken erhöhen und die Gesamtleistung Ihres Unternehmens verbessern.
Der Kunde erhält ein Post-Audit-Dokument mit detaillierten Informationen zur Kostenverteilung sowie spezifischen Daten zu den mit Geräten und Nutzern verbundenen Kosten. Dies ermöglicht eine bessere Planung zukünftiger Anschaffungen und die Reduzierung von Ausgaben.
Nein, aber es ist sehr hilfreich für die Planung der Lösung.
